Anche se l’estate è ormai solo un ricordo, non occorre attendere il prossimo anno per organizzare una vacanza. Sfruttando weekend e ponti, è infatti possibile ottimizzare il tempo libero per pianificare gite fuori porta. Al momento di programmare il soggiorno, ci si trova spesso a scegliere tra diverse formule di accoglienza: c’è chi predilige la praticità e l’autonomia di un appartamento e chi, invece, preferisce affidarsi alle comodità di una struttura alberghiera. Tra le opzioni più gettonate — soprattutto da una clientela straniera — figurano anche le ville private: angoli di quiete immersi in contesti paesaggistici di grande pregio con servizi a cinque stelle, capaci di garantire il massimo della privacy e del comfort.
A seconda dell’alloggio scelto, è fondamentale avere piena consapevolezza di ciò che l’offerta comprende. Una villa, difatti, offre una dinamica di servizio completamente diversa: rivolgendosi a un unico gruppo di ospiti, ogni aspetto del soggiorno viene interamente personalizzato senza seguire formule standardizzate. Ciò, ovviamente, richiede un minimo di organizzazione. Cosa rende il soggiorno davvero unico? La responsabilità non è solo della struttura ospitante: anche il comportamento dei turisti può determinare la buona riuscita di un viaggio. Proprio come in hotel, anche un soggiorno in villa prevede alcune semplici regole di galateo: educazione innanzitutto ma anche il rispetto nei confronti dello staff. Caroline Harrowby, contessa di Harrowby e proprietaria di Villa Sartiano – esclusivo retreat immerso in una tenuta di 70 acri nella Valle del Niccone, al confine tra Toscana e Umbria – forte della sua esperienza maturata in anni di accoglienza, ha condiviso alcune semplici regole di bon ton per rendere l’esperienza piacevole, sia per gli ospiti sia per il team della villa.
Creare fin dall’arrivo una routine domestica
Non essendoci orari prestabiliti per i pasti, a differenza di quanto avviene negli hotel, è importante avere un’idea chiara dei propri programmi così da consentire al personale di organizzare il servizio. «Una delle cose più utili che gli ospiti possano fare è parlare con il villa manager, al loro arrivo, di come desiderano organizzare il soggiorno. Se il gruppo preferisce una colazione rilassata, un pranzo informale e la cena a un’ora precisa, è molto utile che il team lo sappia. Lo stesso vale per escursioni, feste, visite di amici o serate in cui il gruppo prevede di cenare fuori». La flessibilità è sicuramente garantita ma in determinate circostanze si rende necessario dare un adeguato preavviso, per una questione di rispetto e di organizzazione.
Un servizio a cinque stelle, ma quasi invisibile
Discrezione è spesso sinonimo di professionalità. Non vedere il personale all’opera non vuol dire che la macchina organizzativa si sia fermata: semplicemente, il lavoro avviene in maniera quasi invisibile, mantenendo sempre un livello di attenzione altissimo nei confronti degli ospiti. «In una villa privata, gran parte del servizio avviene dietro le quinte, permettendo agli ospiti di vivere la casa come se fosse la propria. Questo non significa che il team sia assente, anzi. Il personale si trova generalmente nelle vicinanze, assicurandosi che tutto proceda senza intoppi e intervenendo quando necessario».
Più privacy significa maggiore autonomia
Un must del soggiorno in villa è sentirsi a casa anche in qualità di ospiti. A fare la differenza è quel senso di autonomia che permette, ad esempio, di prepararsi un caffè in qualsiasi momento. «Uno dei piaceri più grandi di soggiornare in una villa privata è la libertà di ambientarsi come se la casa fosse la propria. Non ci sono spazi comuni affollati, rigidi rituali alberghieri o la necessità di adattarsi agli altri ospiti. Una villa privata dovrebbe essere percepita come una casa splendidamente gestita, piuttosto che come un hotel. Il team è lì per supportare il soggiorno, lasciando agli ospiti lo spazio per vivere la casa a modo loro».
Concordare gli orari del servizio
L’imprevisto o qualche ripensamento dell’ultimo momento può sempre capitare, anche in vacanza ma, in linea di massima, quando si concordano degli orari, sarebbe bene rispettarli o quantomeno avvisare per tempo in caso di eventuali cambiamenti. Si tratta di un semplice gesto di cortesia. Una volta stabilito un accordo, il personale organizza il proprio lavoro sulla base di una precisa tabella di marcia e non rispettare quanto concordato potrebbe arrecare disagi e complicare la gestione del servizio. «In hotel, un ospite può spesso presentarsi a colazione in qualsiasi momento all’interno di una fascia oraria prestabilita. In una villa, invece, uno chef o una governante potrebbero organizzare il proprio lavoro proprio sulla base dei programmi concordati con un determinato gruppo. Se la colazione è stata programmata per le nove e gli ospiti si presentano alle undici, questo può influire sulla spesa, sulla preparazione, sulle pulizie e sull’organizzazione del resto della giornata».
Rispettare gli spazi del team
Se in albergo il personale di servizio accede alla camera durante l’assenza degli ospiti per occuparsi del riassetto o semplicemente per verificare che tutto sia in ordine, in una villa privata le dinamiche sono diverse. «Gli ospiti a volte possono chiedersi come comportarsi quando arrivano le governanti o quando il personale inizia a preparare la stanza per la cena, ma non è necessario supervisionare il loro lavoro né scusarsi. Un buon team sa come muoversi intorno agli ospiti mantenendo al tempo stesso l’atmosfera rilassata di una casa privata. Fidarsi della loro esperienza permette loro di preparare tutto con discrezione, senza interrompere il piacere del soggiorno».
Comunicare tempestivamente eventuali dubbi o problemi
Una perfetta sintonia tra ospiti e personale, nasce da un dialogo chiaro e aperto, da costruire fin dal primo giorno. Avanzare richieste, sollevare dubbi oppure muovere critiche nei tempi utili permette al personale di comprendere meglio quali sono le reali necessità della clientela così da intervenire tempestivamente e risolvere eventuali malintesi.
«Se una stanza è troppo calda, un orario dei pasti è scomodo oppure gli ospiti desiderano avere più o meno interazione con il personale, è bene informare tempestivamente il villa manager. Gli ospiti non dovrebbero mai sentirsi inopportuni nel spiegare come amano trascorrere la giornata. Allo stesso tempo, dovrebbero ricordare che le persone che si occupano della villa sono una parte importante dell’esperienza. Chef, governanti e manager mettono a disposizione competenza, cura e attenzione, permettendo alla casa di funzionare alla perfezione», conclude la contessa Harrowby.